시말서 양식 작성법과 예시 — 거부·징계·3번 규정 완벽 정리 2026
직장에서 업무상 실수를 저질렀을 때 상사나 인사팀이 요구하는 서류가 시말서다. "3번 쓰면 해고된다", "거부하면 더 큰 징계를 받는다" 등 말이 많지만, 정작 법적 근거를 제대로 아는 사람은 드물다. 이 글은 시말서의 정확한 의미, 경위서와의 차이, 법적 효력, 작성법까지 근로기준법 기반으로 정리한다.
시말서란 무엇인가
시말서(始末書)는 업무상 실수·사고가 발생했을 때 그 경위와 반성을 담아 사용자(회사)에 제출하는 문서다. 한자 그대로 '일의 시작과 끝'을 기록하는 서류로, 잘못에 대한 시인과 재발 방지 서약을 포함하는 것이 일반적이다.
시말서는 법령에 정해진 공식 서류가 아니다. 회사의 취업규칙이나 인사규정에 근거를 두며, 규정이 없는 회사라면 시말서 제도 자체가 없을 수 있다.
시말서 vs 경위서 — 헷갈리지 말자
| 구분 | 시말서 | 경위서 |
|---|---|---|
| 성격 | 잘못 인정 + 반성 + 재발 방지 서약 | 사실관계 설명 (시시비비 판단 전) |
| 포함 내용 | 경위 + 반성문 + 향후 각서 | 사건 경과만 객관적 서술 |
| 요구 시점 | 징계 절차 중 또는 후 | 사건 직후 사실 파악 단계 |
| 법적 효력 | 잘못 인정 증거로 활용 가능 | 사실 기록 문서 |
회사마다 두 서류를 혼용하는 경우가 많다. 요구받은 서류가 시말서라면 반성과 재발 방지 서약이 포함되어야 하고, 경위서라면 객관적 사실만 기재하면 된다.
업무상 실수·사고 발생 시 경위와 반성을 담아 제출하는 시말서 양식. 작성 예시 포함.
시말서 3번 쓰면 해고? — 법적 진실
"시말서를 3번 쓰면 해고할 수 있다"는 말이 직장인 사이에 퍼져 있다. 사실인가?
결론: 취업규칙에 명시된 경우에만, 그리고 절차를 지켜야만 가능하다.
근로기준법 제23조는 "정당한 이유"가 없으면 해고할 수 없다고 규정한다. 시말서 누적 횟수만으로는 정당한 해고 이유가 되지 않는다. 다음 3가지 조건이 모두 충족돼야 한다.
- 취업규칙에 "시말서 n회 이상 = 해고" 조항이 명시되어 있어야 한다
- 해당 취업규칙이 고용노동부에 신고·공시되어 있어야 한다
- 징계위원회 개최, 근로자의 소명 기회 부여 등 징계 절차를 거쳐야 한다 (근로기준법 제27조)
시말서 자체가 해고 근거가 되는 것이 아니라, 시말서에 기재된 비위 사실이 취업규칙의 징계 사유에 해당하는지가 핵심이다. 시말서를 2번 썼더라도 비위 정도가 가볍다면 해고는 부당해고에 해당할 수 있다.
시말서 거부할 수 있나?
회사가 시말서 제출을 요구할 때 거부할 수 있는가? 법적으로는 가능하지만, 실무적으로는 신중해야 한다.
- 법적으로: 강제로 서명하게 할 수 없다. 시말서는 자발적 의사 표시가 원칙이다.
- 취업규칙상: 많은 회사가 "시말서 제출 거부 시 가중 징계" 조항을 두고 있다. 이 경우 거부 자체가 추가 징계 사유가 될 수 있다.
- 실무적 선택지: 사실관계에 동의한다면 제출하되, 내용을 신중히 작성한다. 사실관계 자체에 이의가 있다면 "일부 내용에 이의가 있다"는 문구를 추가하거나 별도 이의 제기서를 함께 제출할 수 있다.
시말서 작성법 — 필수 기재사항과 주의점
시말서는 법정 서식이 없다. 회사 양식이 있으면 그것을 쓰고, 없으면 아래 구조로 자유 작성한다.
- 소속·직위·성명·작성일
- 사건 개요: 발생 일시, 장소, 경위를 사실 그대로 간결하게 기재
- 원인 분석: 왜 이런 일이 발생했는지 본인의 판단 기재
- 반성 및 사과: 진심 어린 반성 표현 (과장·감정적 표현 지양)
- 재발 방지 대책: 구체적이고 실현 가능한 개선 방안 제시
- 서명·날인
- 본인이 하지 않은 일까지 인정하는 포괄적 시인
- "앞으로 어떤 처분도 감수하겠습니다" 등 백지위임식 서약
- 타인의 잘못을 본인이 모두 책임지는 내용
- 감정적이거나 변명 위주의 서술
문서 오류, 근태 문제, 장비 파손 등 다양한 상황별 작성 예시가 포함된 시말서 양식.
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q. 시말서를 쓰면 인사 기록에 남나요?
A. 회사마다 다르다. 대부분의 기업은 인사 파일에 보관하며, 향후 인사 평가·승진·징계 판단 시 참고 자료로 활용한다. 단, 일정 기간(보통 1~3년) 후 말소하는 회사도 있다. 취업규칙에서 확인하거나 인사팀에 문의하는 것이 좋다.
Q. 시말서를 쓰면 급여가 삭감되나요?
A. 시말서 자체는 급여 삭감 근거가 되지 않는다. 급여 삭감(감봉)은 별도의 징계 처분으로, 근로기준법 제95조에 따라 1회 감액이 평균임금의 1일분 절반, 총액이 월 급여의 10%를 초과할 수 없다.
Q. 시말서 대신 구두 사과로 대체할 수 있나요?
A. 회사가 서면 제출을 요구하면 구두 사과로 대체되지 않는다. 취업규칙에 시말서 제출이 명시된 경우 서면 제출이 의무다.
Q. 시말서를 쓴 뒤 부당 징계를 받으면 어떻게 하나요?
A. 시말서에 사실을 인정했더라도 징계 수위가 과도하면 부당징계에 해당할 수 있다. 징계 통보를 받은 날부터 3개월 이내에 노동위원회에 부당징계 구제 신청이 가능하다(근로기준법 제28조).
Q. 시말서에 "어떤 처분도 감수한다"고 썼으면 나중에 다툴 수 없나요?
A. 그렇지 않다. 포괄적 각서 문구가 있더라도 근로기준법상 권리를 포기하는 것은 인정되지 않는다. 부당징계에 해당한다면 구제 신청할 수 있다.
마무리 — 시말서, 내용을 잘 써야 피해가 줄어든다
시말서는 잘못을 인정하는 서류이지만, 어떻게 쓰느냐에 따라 징계 수위가 달라질 수 있다. 사실에 기반해 간결하게, 재발 방지 의지를 구체적으로 담는 것이 핵심이다. 시말서 양식은 itool에서 무료로 내려받을 수 있다. 부당 징계가 우려된다면 노무사·변호사 상담을 권장한다.
※ 이 글은 일반 정보 제공 목적으로 작성되었으며, 개별 사안에 대한 법률·노무 자문이 아닙니다. 구체적인 문제는 전문가 상담을 받으시기 바랍니다.
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